Por que esse controle é a base do financeiro
Todo fluxo de caixa projetado nasce das contas a pagar e a receber. Se uma nota não foi lançada ou um boleto não foi registrado, a projeção já sai errada. Por isso a rotina precisa ser diária, com tudo lançado assim que chega.
Rotina de contas a pagar
- Lance toda nota e todo boleto assim que chegam, com fornecedor, valor, vencimento e categoria da despesa.
- Confira antes de programar. A nota bate com o pedido? O valor está certo?
- Programe o pagamento para o vencimento. Nem antes, para não tirar dinheiro do caixa à toa, nem depois, para não pagar juros.
- Separe quem prepara de quem aprova. A equipe financeira prepara o lote e um sócio ou gestor libera no banco. Na OAK é sempre assim.
- Registre o pagamento e confira com o extrato.
Rotina de contas a receber e cobrança
- Fature no dia, com o boleto emitido junto com a nota.
- Lembre o cliente antes do vencimento. Um lembrete simples reduz atraso sem desgastar a relação.
- Cobre no primeiro dia de atraso, não no fim do mês. Quanto mais o atraso envelhece, mais difícil fica receber.
- Dê baixa no recebimento e confira com o extrato.
- Acompanhe a inadimplência por cliente, para decidir crédito e prazo nas próximas vendas.
Os indicadores que importam
- Prazo médio de recebimento: em quantos dias, em média, o cliente paga.
- Prazo médio de pagamento: em quantos dias, em média, a empresa paga o fornecedor.
- Inadimplência: quanto do que venceu não foi recebido.
- Ticket médio: o valor médio de cada venda.
Quando o prazo de recebimento é maior que o de pagamento, a empresa financia o cliente com o próprio caixa. É daí que nasce a necessidade de capital de giro. Entenda o cálculo.
Erros comuns
- Pagar olhando o extrato, sem lançar a nota antes.
- Deixar a cobrança para quando sobrar tempo.
- Concentrar a preparação e a aprovação dos pagamentos na mesma pessoa.
- Controlar em várias planilhas que não conversam entre si.
Planilha de contas a pagar e receber funciona?
Funciona enquanto o volume é pequeno e uma pessoa mantém tudo em dia. Quando a empresa cresce, o gargalo passa a ser o tempo e a disciplina de quem atualiza. É quando vale terceirizar a rotina com um BPO financeiro, mantendo a aprovação dos pagamentos com os sócios.
Perguntas frequentes
Quem deve aprovar os pagamentos da empresa?
Um sócio ou gestor com poder de decisão. Quem prepara os pagamentos não deve ser quem libera o dinheiro no banco.
Terceirizar o contas a pagar é seguro?
Sim, quando a aprovação final continua com a empresa. Na OAK, a equipe prepara tudo e um sócio ou gestor aprova no banco, no sistema que a empresa já usa.
Quando começar a cobrar um cliente em atraso?
No primeiro dia de atraso, com acompanhamento até o recebimento.